5 asiakkaidemme yleisintä kysymystä
Terästeollisuus ei pysähdy koskaan. Toimitusketjut ulottuvat yli rajojen, asiakastarpeet voivat muuttua yhdessä yössä ja tuotantoaikataulut elävät jatkuvasti. Tilauksen tekemisestä siihen hetkeen, kun teräs lähtee tehtaalta, on lukemattomia liikkuvia osia, joiden on toimittava yhteen, ja matkan varrella voi tapahtua paljon muutoksia.
Juuri tässä asiakaspalvelun merkitys korostuu. Kun haasteita ilmenee, ratkaisevaa on se, millaiset ihmiset ovat tilausten takana. Ovakolla asiakaspalvelutiimimme ovat se vakaa tuki, joka auttaa asiakkaita jokaisessa käänteessä.
Työskentelen myynnin tukena asiakkuudenhallinnan tiimissä Ovako Imatralla. Olen 29 vuoden aikana oppinut, että tässä työssä tärkeintä on reagointikyky, selkeä viestintä sekä kyky toimia monimutkaisessa toimintaympäristössä niin, että voimme vastata asiakkaalle luottavaisesti “kyllä”. Omalla kohdallani tämä tapahtuu neljällä eri kielellä: englanniksi, ruotsiksi, ranskaksi ja suomeksi.
Tässä ovat viisi yleisintä kysymystä, joita asiakkaamme esittävät, sekä se, miten pyrimme vastaamaan niihin.
1. Can you speed up my delivery or change the delivery date?
This is easily one of the most frequent requests. Customers want to know if we can move their delivery earlier or change their option date, usually because their own production timelines have shifted.
Sometimes we can. It depends on where we are in the production process. If the order hasn’t been rolled yet, there might be some flexibility. But if production has already started, or even finished, we’ll need to coordinate with both production planning and logistics to see what’s actually possible. If we can’t meet the original request, I make sure to come back with the best alternative.
2. Can I cancel or adjust the order (quantities or dates)?
This comes a close second. Our goal is to support our customers, but we also need to manage our operations responsibly. Timing is very important, and the sooner we hear about adjustment needs, the better. Sometimes we can find a solution and sometimes it's much more difficult, even impossible. Every time we still try to find the best possible solution together with the customer.
3. How soon can I get a response or confirmation?
We know timing matters. That’s why we prioritize quick confirmations, ideally same day if the order information is complete. But to do that, we need accurate details from the start: dimensions, quantities, max bundle weights, specs, and who the order is for.
When all the information is clear, we move very fast. I’m in direct daily contact with my customers without any intermediaries, so information flows quickly.
4. What can I do to help make the ordering and confirmation process smoother?
A clear and complete order sheet is key. The more accurate the input we receive, the easier it is to process and confirm.
Missing information like unspecified bundle weights or unclear specs slows everything down. It means more back-and-forth, and delays in getting a confirmation out. So, I always advise customers: please include every technical detail, every time. It really does make a difference.
5. Who should I speak to if I have technical questions about steel grades?
I will always help direct customers to the right person. But if you’re asking about steel grades, chemical specs, or special applications, our Technical Customer Service team is your best contact.
Our technical experts are incredibly knowledgeable and trusted by customers across the world. Often, customers will come to me asking which steel to use in a certain part or product. My role is to connect them with the right specialist who can guide them forward.
Yksi urani erikoisimmista tilanteista oli muutama vuosi sitten, kun saimme erittäin kiireellisen pyynnön erikoisteräksestä, jota tarvittiin Ranskan presidentin ajoneuvon jousituksen tukivarsiin. Asiakas tarvitsi materiaalin välittömästi. Onneksemme sitä sattui olemaan varastossa, joten pystyimme toimittamaan sen heti. Harvinainen tapaus, mutta hyvä esimerkki siitä, mitä ennakoiva palvelu parhaimmillaan tarkoittaa.
Minulta kysytään usein myös “suurimmista tilauksista”, ja siihen on helppo vastata: 1 500 tonnia, eli noin 25 täyttä sulatusta Imatran tehtaalla. Rehellisesti sanottuna määrät eivät kuitenkaan ole minulle tärkeintä. Tärkeintä on asiakassuhde. Olipa kyse viidestä tai viidestäsadasta tonnista, jokainen asiakas ansaitsee täyden huomion, luotettavan tuen sekä selkeää viestintää.
Kaikkien näiden vuosien jälkeen nautin edelleen eniten siitä, että voin auttaa asiakkaita onnistumaan – yksi keskustelu kerrallaan.
Ulla Kaski, Johdon assistentti ja markkina-aluevastaava, Ovako Imatra

